Wohnungsübergabeprotokoll PDF-Vorlage und Checkliste für Vermieter
Dokumentiere Zustand, Mängel, Zählerstände, Schlüssel und offene Punkte bei Einzug oder Auszug nachvollziehbar. Mit druckbarer Vorlage und praktischer Schritt-für-Schritt-Checkliste.
Einzug & Auszug
Raumprüfung
Druckbares PDF
Kurzantwort
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Mietwohnung zum Zeitpunkt der Übergabe. Es hält fest, welche Räume geprüft wurden, welche Mängel sichtbar sind, welche Zählerstände gelten und welche Schlüssel übergeben wurden.
Für Vermieter ist das Protokoll besonders wichtig, weil es spätere Rückfragen reduziert. Je konkreter Räume, Fotos und offene Punkte dokumentiert sind, desto leichter lässt sich nachvollziehen, was bei Einzug oder Auszug tatsächlich vereinbart wurde.
Rechtlich ersetzt das Protokoll keine Beratung. Es passt aber zur Rückgabesituation: Nach § 546 BGB ist der Mieter nach Ende des Mietverhältnisses zur Rückgabe verpflichtet. Für bestimmte Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen nennt § 548 BGB eine sechsmonatige Verjährung.
Kostenlose Vorlage
PDF-Vorlage für die Wohnungsübergabe
Die Vorlage enthält Felder für Wohnung, Parteien, Übergabeart, Schnell-Check, Raumprüfung, Zählerstände, Schlüssel und Unterschriften. Du kannst sie ausdrucken oder als PDF in deiner Objektakte speichern.
- Geeignet für Einzug, Auszug und Zwischenabnahme
- Mit Raumprüfung, Zählerständen und Schlüsselübersicht
- Als PDF druckbar oder digital in Immomanager ablegbar
Inhalt des Protokolls
Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Die wichtigsten Angaben sollten nicht als Fließtext verschwinden, sondern klar getrennt erfasst werden. So bleibt die Übergabe später nachvollziehbar.
Grunddaten
Adresse, Einheit, Datum, Uhrzeit, Übergabeart, Name von Mieter und Vermieter sowie anwesende Personen.
Zustand der Räume
Raum für Raum prüfen: Böden, Wände, Fenster, Türen, Sanitär, Küche, Balkon, Keller und Garage.
Mängel und Fotos
Mängel genau beschreiben, Foto-Nummern notieren und festhalten, wer sich bis wann kümmert.
Zählerstände
Strom, Wasser, Gas und Heizung mit Zählernummer, Stand, Datum und am besten Foto erfassen.
Schlüssel
Wohnungs-, Haus-, Briefkasten-, Keller-, Garagen- und sonstige Schlüssel einzeln zählen.
Unterschriften
Beide Seiten unterschreiben. Jede Partei sollte direkt eine identische Kopie erhalten.
Ablauf
So läuft eine gute Wohnungsübergabe ab
Der wichtigste Unterschied zwischen einem schwachen und einem starken Protokoll ist Konkretheit. Nicht „Küche beschädigt“, sondern „Küche, Arbeitsplatte links neben Spüle, Kratzer ca. 12 cm, Foto 04“.
Vorbereiten
Termin, Vorlage, Mietvertrag, Kamera und Schlüsselübersicht bereitlegen.
Dokumentieren
Räume gemeinsam begehen, Mängel konkret beschreiben und Fotos eindeutig zuordnen.
Ablage sichern
Unterschriften einholen, Kopien verteilen und das Protokoll beim Objekt ablegen.
Checkliste
Wohnungsübergabe Checkliste für Vermieter
Vor der Übergabe
- Übergabetermin schriftlich bestätigen
- Mietvertrag und letzte Absprachen bereitlegen
- PDF-Vorlage ausdrucken oder digital vorbereiten
- Kamera oder Smartphone laden
- Zählerzugänge und Schlüsselübersicht vorbereiten
Während der Übergabe
- Alle Räume gemeinsam begehen
- Mängel genau lokalisieren und fotografieren
- Zählerstände mit Nummern festhalten
- Schlüssel zählen und Sonderfälle notieren
- Offene Punkte mit Frist und Zuständigkeit ergänzen
Nach der Übergabe
- Protokoll kopieren oder digital sichern
- Fotos passend benennen und ablegen
- Zählerstände an Versorger oder Verwaltung melden
- Folgeaufgaben terminieren
- Unterlagen objektbezogen in Immomanager speichern
Fehler vermeiden
Die häufigsten Stolperstellen
Zu allgemein formuliert
„Wand beschädigt“ hilft wenig. Besser sind Raum, Stelle, Art, Größe und Foto-Nummer.
Fotos ohne Zuordnung
Bilder sind nur nützlich, wenn später klar ist, welcher Mangel auf welchem Foto zu sehen ist.
Schlüssel nicht gezählt
Gerade Briefkasten-, Keller- und Garagenschlüssel werden bei der Übergabe leicht vergessen.
Protokoll nicht direkt kopiert
Beide Seiten sollten sofort eine identische Fassung erhalten. Bei digitaler Ablage gehört das PDF zum passenden Objekt.
Einzug oder Auszug
Unterschiede bei der Übergabe
Einzugsprotokoll
Beim Einzug ist wichtig, vorhandene Mängel, Zählerstände und übergebene Schlüssel sauber festzuhalten. So ist später klar, welche Schäden nicht vom neuen Mieter stammen.
Auszugsprotokoll
Beim Auszug geht es stärker um Rückgabezustand, Renovierungsfragen, fehlende Schlüssel, offene Nebenkosten, Kautionsfragen und mögliche Nacharbeiten.
FAQ
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Meist ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für Vermieter und Mieter ist es trotzdem sehr sinnvoll, weil der Zustand der Wohnung zum Übergabezeitpunkt nachvollziehbar dokumentiert wird.
Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Adresse, Parteien, Datum, Übergabeart, Zustand der Räume, Mängel, Fotos, Zählerstände, Schlüsselanzahl, offene Vereinbarungen und Unterschriften.
Sollte man Fotos zur Wohnungsübergabe machen?
Ja, besonders bei Mängeln, Zählerständen und Schlüsselübergabe. Die Fotos sollten eindeutig benannt und zusammen mit dem Protokoll abgelegt werden.
Wer bekommt das Übergabeprotokoll?
Vermieter und Mieter sollten jeweils eine identische Kopie erhalten, idealerweise direkt nach der Unterzeichnung.
Übergabe dokumentieren und direkt beim Objekt ablegen.
Immomanager hilft dir, Protokolle, Fotos, Schlüsselnotizen und Folgeaufgaben beim passenden Objekt wiederzufinden.